Bestuurssecretaresse
HLTsamen

MBO   |   Maximaal €2202   |   Regulier   |   Vast   |   24 uur
Solliciteer (t/m 10-7-2022)

Is jouw dag helemaal goed als je weet dat de dag van anderen dankzij jouw inspanningen op rolletjes loopt? Kom dan bij ons team Bestuurs- en Managementondersteuning werken als bestuurssecretaresse!

 

 

Dit ga je doen

Als bestuurssecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Dankzij jou kloppen hun dagen van A tot Z. Onder andere omdat jij zo goed overweg kunt met complex agendabeheer. Dat gaat van het inplannen van de afspraken tot en met het organiseren van alle faciliteiten rondom die afspraken heen.

Op ons bestuurssecretariaat is geen dag hetzelfde. Je bent vaak ad hoc aan het werk. Je schakelt daarbij snel over van de ene taak naar de andere. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.

 

 

Dit bieden wij

Een tijdelijke overeenkomst voor één jaar. Als we na dat jaar allebei tevreden zijn, zetten we deze graag om in een vast contract.
Daarnaast:

  • een salaris van maximaal € 2.200,- bruto per maand bij een werkweek van 24 uur;
  • een persoonlijk budget van ruim 17% van je salaris, dat je naar eigen inzicht kunt gebruiken, onder meer voor de aankoop van extra verlofuren;
  • een telefoon en laptop van de zaak;
  • de mogelijkheid en goede faciliteiten om thuis te werken;
  • een boeiende baan in een organisatie waar veel mogelijk is;
  • een werkgeversbijdrage van 70% in de opbouw van je pensioen bij het ABP, een korting op de premie bij enkele collectieve ziektekostenverzekeringen, een vergoeding voor je reiskosten woon-werkverkeer (19 cent per kilometer tot maximaal 40 km per dag of volledige vergoeding reiskosten 2de klas als je met het openbaar vervoer komt) op de dagen dat je op locatie werkt en een thuiswerkvergoeding voor de dagen dat je thuis aan het werk bent.

 

 

Dit breng jij mee

Jij bent een positief ingestelde, oplossingsgerichte en vernieuwende secretaresse met een duidelijke visie op je vak. Samenwerking én zelfstandig werken spreken voor jou vanzelf. Doorvragen naar de kern van de zaak ook. Het verlenen van kwaliteit en een goede dienstverlening staan bij jou voorop. Je staat stevig in je schoenen en wekt vertrouwen. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een flexibele instelling en overzicht. Je kunt goed prioriteiten stellen en je houd je aan deadlines. Je werkt accuraat en bent tactisch en discreet. Je inlevingsvermogen is groot. En natuurlijk voel je je als een vis in het water in een politiek/bestuurlijke omgeving.
Verder beschik je over:

  • mbo werk- en denkniveau;
  • ruime ervaring met secretariële en ondersteunende werkzaamheden;
  • uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
  • goede kennis van MS Office.


Je standplaats is Hillegom. Je vindt het geen probleem om daarnaast ook vanuit huis te werken of op andere locatie van HLTsamen. Je werkt op maandag, donderdag en vrijdag.

 

Ja! Dit is mijn baan

Heb je nog vragen? Bel of mail dan naar Marianne Theuvenet via (0252) 789 348 of mail naar m.theuvenet@hltsamen.nl. Of solliciteer direct! Stuur vóór 10 juli 2022 ons een korte motivatie en je cv. We werven tegelijkertijd in- en extern. Bij gelijke geschiktheid heeft een interne kandidaat voorrang. Een referentiecheck en een screening maken deel uit van de sollicitatieprocedure. 


Meer weten?

Hieronder vind je informatie over:

  • hoe je werkdag eruit kan zien;
  • het team waar je in komt te werken;
  • onze organisatie.



Een dag van een Bestuurssecretaresse

Na een vroege ochtendwandeling sluit je thuis je laptop aan. Je leest de e-mails in de gezamenlijke mailbox en filtert er de mails uit, die jij afhandelt. In de online dagstart overleg je met je collega’s over de taken die vandaag opgepakt moeten worden. Jullie werken allemaal parttime op verschillende dagen. Werken volgens de gemaakte afspraken is belangrijk, omdat jullie elkaar vervangen op de momenten dat de ander er niet is. Je moet daarom weten wat er speelt.

Na het overleg met je collega’s richt je je op de dingen die je vandaag te doen hebt. Er staan diverse verzoeken om afspraken in de mailbox, die je efficiënt inplant. Daarbij houd je rekening met pauzemomentjes tussen de verschillende overleggen door. Het is immers ondoenlijk om non-stop de hele dag online in Teamsmeetingen te zitten. Je vraagt vergaderstukken op en je zorgt ervoor dat de wethouder deze op zijn iPad kan lezen.
 

Een collega belt je om te vragen wanneer een wethouder beschikbaar is. Hij gaat namelijk een bijeenkomst met externen organiseren, waar de wethouder bij moet zijn. Je geeft een aantal opties door, reserveert die in de agenda en bewaakt ze.
Een collega van Managementondersteuning belt je en vraagt of er een afsprakenreeks met de gemeentesecretaris en een van de domeinmanagers kan worden ingepland. Voortvarend ga je ermee aan de slag. Intussen belt een inwoner die vraagt om een overleg met een wethouder. Jij zorgt dat de juiste ambtelijk ondersteuner bij dit overleg aanwezig is.
 

Dan heb je je wekelijkse agendaoverleg met de wethouder om alle ingeplande overleggen te bespreken. Zij geeft aan een online conferentie bij te willen wonen en je meldt haar hiervoor aan.
 

Tussendoor gebeurt er van alles. Voor een telefoontje van een boze inwoner die NU met de burgemeester wil worden doorverbonden, draai je je hand niet om. Je krijgt hem weer rustig en brengt hem in contact met een collega, die zijn probleem kan oplossen. Je regelt een fles wijn voor een externe relatie, die afscheid neemt. Dan krijg je een telefoontje dat het college ineens in spoedoverleg op kantoor bij elkaar komt! Snel regel je de broodjes en verzet je alle andere afspraken van de collegeleden. Gelukkig ken je alle ins en outs van Outlook. Toch is het ook voor jou een uitdaging om in de volgeplande agenda’s nog gaatjes te vinden. Wat een kick, als dat toch weer lukt!
 

Aan het eind van de dag zorg je ervoor dat je je werk volgens onze werkafspraken achterlaat, zodat je collega het morgen moeiteloos van je kan overnemen. En dan zit het erop voor vandaag. Het was weer een nuttige dag. Voldaan sluit je je laptop af. Morgen ben je vrij. Je verheugt je erop.  

 


Team Bestuurs- en Managementondersteuning                                           

Ons team bestaat uit 23 medewerkers: bestuurssecretaresses, managementassistenten, medewerkers van bureau BBV (bestuurlijke besluitvorming) en de ambtelijk secretaris van de OR. Marlies der Weduwen is onze teammanager. We werken verdeeld over drie locaties en deels ook thuis. De bestuurssecretaresses werken voor drie colleges van burgemeester & wethouders en voor drie gemeentesecretarissen. Bij ons allemaal zit het leveren van een goede dienstverlening in het bloed. Onze klanten kunnen op ons bouwen. Kwaliteit leveren staat bij ons voorop. We voelen ons heel betrokken bij ons werk, bij elkaar en bij onze klanten. Dit verwachten we ook van jou.

 

 

HLTsamen: inventief, krachtig en verbindend
Drie gemeenten, vijf dorpen met meer dan 80.000 inwoners; 60 km2 kernen, woonwijken, polders, wegen en uitgestrekte bollenvelden, die in het voorjaar een explosie van kleur zijn. Goed bereikbaar vanuit plaatsen als Amsterdam, Amstelveen, Aalsmeer en Hoofddorp. En dichtbij steden als Haarlem, Den Haag en Leiden. Hier werkt HLTsamen. Met zo’n 500 collega’s werken we voor Hillegom, Lisse en Teylingen. We adviseren de bestuurders van deze gemeenten én voeren de gemaakte keuzes uit. We zijn groot genoeg om specialist te kunnen zijn, en klein genoeg om zichtbare impact te hebben in de gemeenten waar we werken. We bundelen kennis en menskracht. Zo helpen we de 83.000 inwoners van onze gemeenten vooruit. We zijn creatief in de oplossingen die we bieden. Ook jouw ideeën en initiatieven zijn daarin zeer welkom! We zijn volop in ontwikkeling. Daardoor zijn er mooie kansen voor jou en ons om echt het verschil te maken.

Competenties

Verantwoordelijkheid
Klantgerichtheid
Mondelinge communicatie
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren
Resultaatgerichtheid

Contactpersoon sollicitatie

Lorraine Teijgeman
Corporate Recruiter
06-38333129
l.teijgeman@hltsamen.nl

Contactpersoon vacature

Marianne Theuvenet
Bestuurssecretaresse, team BMO
0252783348
m.theuvenet@hltsamen.nl

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief*

Curriculum vitae*

Bijlage(n)

Bron*

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website