Medewerker Kabinetszaken/Bestuurssecretaresse
HLTsamen

MBO   |   Maximaal €3732   |   Regulier   |   Vast   |   36 uur
Solliciteer (t/m 10-7-2022)

Word jij blij, als dankzij jouw inspanningen de uitstraling van onze gemeentebesturen bij officiële gelegenheden perfect is? En officiële ontvangsten dankzij jou op rolletjes lopen? Dan past onze vacature voor een medewerker kabinetszaken/bestuurssecretaresse uitstekend bij jou! 

 

 

Dit ga je doen

Je krijgt een dubbelfunctie. Als medewerker kabinetszaken adviseer en ondersteun je de collegeleden van Hillegom bij representatieve en protocollaire aangelegenheden. Je zorgt voor de juiste uitstraling van het gemeentebestuur. Je werkt nauw samen met de burgemeester van Hillegom. Je adviseert en ondersteunt hem bij de aanvraag en uitreiking van koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen. En bij het vormgeven en uitvoeren van externe representatieve zaken en evenementen.

Je organiseert en coördineert officiële bezoeken, ontvangsten en recepties, zoals jaarlijkse herdenkingen en evenementen (o.a. lintjesregen, Koningsdag, 4 en 5 mei, veteranendag en de gemeentelijke nieuwjaarsreceptie).

En als bestuurssecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Dankzij jou kloppen hun dagen van A tot Z. Onder andere omdat jij zo goed overweg kunt met complex agendabeheer.

 


Dit bieden wij

Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor één jaar. Zijn we na dat jaar allebei tevreden? Dan zetten we deze graag om in een vast contract.
Daarnaast:

  • een salaris van maximaal € 3.732,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur;
  • een persoonlijk budget van ruim 17% van je salaris, dat je naar eigen inzicht kunt gebruiken onder andere voor de aankoop van extra verlof;
  • een telefoon en laptop van de zaak;
  • de mogelijkheid en goede faciliteiten om thuis te werken;
  • flexibele werktijden;
  • een boeiende baan in een organisatie waar veel mogelijk is;
  • een werkgeversbijdrage van 70% in je pensioenopbouw bij het ABP, een korting op je premie bij enkele collectieve ziektekostenverzekeringen, een vergoeding voor je reiskosten voor de dagen, waarop je op locatie werkt en een thuiswerkvergoeding voor de dagen, waarop je thuis aan het werk bent. Je werkt deels in Hillegom en deels thuis. Af en toe een dag in Lisse of Voorhout kan ook voorkomen.

 

Dit breng jij mee
Je hebt een grote betrokkenheid en een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Dat uit zich in accuraat en discreet te werk gaan, proactief gedrag en jezelf op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen. Je bent oplossingsgericht en vernieuwend en je hebt een duidelijke visie op jouw vak. Je staat stevig in je schoenen, kan goed omgaan met weerstand en weet verschillende belangen en mensen aan elkaar te verbinden. De collegeleden en gemeentesecretarissen kunnen op jou vertrouwen. Je geeft blijk van tact en hebt kennis van protocol en etiquette. Ook heb je oog voor detail. Je beschikt over een flinke dosis organisatietalent, kunt overzicht bewaren en deadlines en budget bewaken. Je kunt omgaan met een wisselende werkdruk en wisselde werkplekken en je kunt goed prioriteiten stellen. Je hebt een flexibele werkinstelling en bent - als het nodig is - ook buiten reguliere kantoortijden beschikbaar.

Daarnaast beschik je over:

  • mbo-werk- en –denkniveau;
  • ervaring met de uitvoering van Kabinetstaken (dit is echt vereist);
  • ruime ervaring met secretariële werkzaamheden;
  • een uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
  • goede kennis van MS Office en
  • ervaring met complex agendabeheer.

 

Ja! Dit is mijn baan

Heb je vragen over de vacature? Bel of mail dan naar Marianne Theuvenet via (0252) 789 348 of mail naar m.theuvenet@hltsamen.nl. Of solliciteer direct! Stuur ons vóór 10 juli 2022 een korte motivatie en je cv. We werven tegelijkertijd in- en extern. Bij gelijke geschiktheid heeft een interne kandidaat voorrang. Een referentiecheck en een screening maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

Meer weten?

Hieronder vind je informatie over:

  • hoe je werkdag eruit kan zien;
  • het team waar je in komt te werken;
  • onze organisatie.


 

Een dag als medewerker Kabinetszaken/Bestuurssecretaresse

Je werkt vandaag op het secretariaat in Hillegom. Je eerste afspraak van vandaag is met de burgemeester. Je neemt de agenda voor de komende weken met hem door en praat hem bij over het aantal bruidsparen dat deze maand een jubileum viert. Daarna hebt je een afspraak met een inwoner die een Koninklijke onderscheiding wil aanvragen voor een bekende.

 

Een collega vraagt om de beschikbaarheid van de wethouder, omdat er een bijeenkomst met externen moet worden georganiseerd waar de wethouder bij aanwezig moet zijn. Je geeft een aantal opties door, reserveert die momenten in de agenda en bewaakt ze.

 

Tussendoor gebeurt er van alles. Een telefoontje van een boze burger die nú met de burgemeester wil worden doorverbonden, is voor jou geen probleem. Je krijgt hem weer rustig en brengt hem in contact met een medewerker die zijn probleem kan oplossen. Je legt de laatste hand aan het draaiboek voor de gemeentelijke nieuwjaarsreceptie en pakt een aantal actiepunten op, die vandaag afgerond moeten worden.

 

Aan het eind van de dag check je de mailbox nog even en dan zit het erop. Het was een nuttige dag. Jij gaat voldaan naar huis.
 

 

Team Bestuurs- en Managementondersteuning                                           

Ons team bestaat uit 23 medewerkers: bestuurssecretaresses, managementassistenten, medewerkers van bureau BBV (bestuurlijke besluitvorming) en de ambtelijk secretaris van de OR. Marlies der Weduwen is onze teammanager. We werken verdeeld over drie locaties en deels ook thuis. De bestuurssecretaresses werken voor drie colleges van burgemeester & wethouders en voor drie gemeentesecretarissen. Bij ons allemaal zit het leveren van een goede dienstverlening in het bloed. Onze klanten kunnen op ons bouwen. Kwaliteit leveren staat bij ons voorop. We voelen ons heel betrokken bij ons werk, bij elkaar en bij onze klanten. Dit verwachten we ook van jou.

 

 

HLTsamen: inventief, krachtig en verbindend
Drie gemeenten, vijf dorpen met meer dan 80.000 inwoners; 60 km2 kernen, woonwijken, polders, wegen en uitgestrekte bollenvelden die in het voorjaar een explosie van kleur zijn. Goed bereikbaar vanuit plaatsen als Amsterdam, Amstelveen, Aalsmeer en Hoofddorp. En dichtbij steden als Haarlem, Den Haag en Leiden. Hier werkt HLTsamen. Met zijn 470’en werken voor Hillegom, Lisse en Teylingen. We adviseren de bestuurders van deze gemeenten én voeren de gemaakte keuzes uit. We zijn groot genoeg om specialist te kunnen zijn, en klein genoeg om zichtbare impact te hebben in de gemeenten waar we werken. We bundelen kennis en menskracht. Zo helpen we de ruim 80.000 inwoners van onze gemeenten vooruit. We zijn creatief in de oplossingen die we bieden. Ook jouw ideeën en initiatieven zijn daarin zeer welkom! We zijn volop in ontwikkeling. Daardoor zijn er mooie kansen voor jou en ons om echt het verschil te maken.

                                              

Competenties

Ondernemingszin
Verantwoordelijkheid
Creativiteit
Mondelinge communicatie
Initiatief
Plannen en organiseren

Contactpersoon sollicitatie

Lorraine Teijgeman
Corporate Recruiter
06-38333129
l.teijgeman@hltsamen.nl

Contactpersoon vacature

Marianne Theuvenet
Bestuurssecretaresse, team BMO
0252783348
m.theuvenet@hltsamen.nl

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief*

Curriculum vitae*

Bijlage(n)

Bron*

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website