Medewerker bestuurssecretariaat
HLTsamen

MBO, VMBO/MAVO (niveau 4)   |   Maximaal €2823   |   Regulier   |   Vast   |   24 - 32 uur
Solliciteer (t/m 15-8-2021)

Geeft het jou energie, als de werkdag van anderen vlot en soepel en verloopt, dankzij jouw inspanningen? Dan kun je in onze organisatie en onze drie gemeenten je hart ophalen! 

 

Dit ga je doen

Als medewerker bestuurssecretariaat ben je de steun en toeverlaat van de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Jij bent er verantwoordelijk voor dat hun dag van A tot Z klopt en op rolletjes loopt. Alleen al omdat je zo goed overweg kunt met complex agendabeheer, is jouw bijdrage belangrijk. Dat gaat dan van het inplannen van de afspraken tot en met het organiseren van alle faciliteiten rondom die afspraken heen.

 

We werken als team samen voor 15 bestuurders en vervangen elkaar onderling. Je bent vast aanspreekpunt van één van onze bestuurders. Je houdt diens agenda bij en zet de vergaderstukken online klaar, zodat hij of zij daar zó in kan duiken. Je bent de schakel tussen ‘jouw’ bestuurder en de organisatie aan de ene kant én de externe contacten aan de andere kant.

 

Dit bieden wij
Je krijgt in eerste instantie een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar. Zijn we na dat jaar allebei tevreden? Dan zetten we deze graag om in een vast contract. Daarnaast krijg je:

  • Afhankelijk van je ervaring een bruto maandsalaris van minimaal € 1.929 en maximaal € 2.823 bruto per maand bij een werkweek van 32 uur.
  • Een budget van ruim 17% van je salaris, dat je naar eigen inzicht kunt besteden.
  • Een laptop en een mobiele telefoon om je werk te kunnen doen waar en wanneer je wilt.
  • Uitstekende thuiswerkfaciliteiten.
  • Een uitstekende verlofregeling.
  • Een forse werkgeversbijdrage in je pensioen via het ABP, een bijdrage in de premie voor je ziektekostenverzekering en een reiskostenvergoeding als je voor je werk naar één van onze locaties moet.
  • Veel ruimte voor ontwikkeling en eigen initiatief. Zo bieden we regelmatig (online) trainingen aan.
  • Een baan van maandag tot en met donderdag.

 

Dit breng jij mee

Je hebt een duidelijke visie op hoe jij het secretaressevak vorm wilt geven. Je gaat daarbij oplossingsgericht en vernieuwend te werk. Samenwerken én zelfstandig werken spreken voor jou vanzelf. Doorvragen naar de kern van de zaak ook. Je hebt zelfvertrouwen en daardoor wek je vertrouwen bij anderen. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een flexibele instelling en overzicht. Je kunt goed prioriteiten stellen en je houd je aan deadlines. Je werkt accuraat en weet via welke tactieken je je doel kunt bereiken. Je inlevingsvermogen is groot, net als je tact. Je voelt je helemaal op je plek in politiek/bestuurlijke omgeving. Verder beschik je over:

  • Mbo-werk- en denkniveau;
  • Ruime ervaring met secretariële en ondersteunende werkzaamheden;
  • Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands;
  • Goede kennis van MS Office;
  • Ervaring met complex agendabeheer.

 

Een dag van een medewerker bestuurssecretariaat

Na een ochtendwandeling sluit je thuis je laptop aan. Je leest de e-mails in de gezamenlijke mailbox en filtert er de mails uit, die jij gaat afhandelen. In de online dagstart overleg je met je collega’s over de taken die vandaag opgepakt moeten worden. Jullie werken allemaal parttime en op verschillende dagen. Werken volgens de gemaakte afspraken is dus belangrijk, want jullie vervangen elkaar. Je moet dus weten wat er speelt.

Na het overleg met je collega’s richt je je op de dingen die je vandaag te doen hebt. Er staan diverse verzoeken om afspraken in te plannen in de mailbox. Dat doe je efficiënt. Je houdt hierbij rekening met pauzemomentjes tussen de verschillende overleggen door. Het is immers ondoenlijk om non-stop de hele dag online in Teamsmeetingen te zitten. Je vraagt vergaderstukken op en je zorgt ervoor dat de wethouder deze op zijn iPad kan lezen.
 

Een collega belt je om te vragen wanneer ‘jouw’ wethouder beschikbaar is. Je collega wil namelijk een bijeenkomst met externen organiseren, waar zij bij moet zijn. Je geeft een aantal opties door, reserveert die in de agenda en bewaakt ze. Vervolgens krijg je een collega van Managementondersteuning aan de lijn. Zij vraagt of er een afsprakenreeks met de gemeentesecretaris en een van de domeinmanagers kan worden ingepland. Je gaat ermee aan de slag. Intussen belt een inwoner, die vraagt om een overleg met ‘jouw’ wethouder. Jij plant een afspraak in en zorgt er tegelijkertijd voor, dat de juiste adviseur bij dit overleg aanschuift.  
 

Dan heb je je wekelijkse agendaoverleg met ‘jouw’ wethouder. Jullie bespreken alle ingeplande overleggen. Zij laat je weten dat ze een online conferentie bij wil wonen. Na jullie overleg meld je haar aan.
 

De hele dag door gebeurt er van alles. Voor een telefoontje van een boze inwoner die direct met de burgemeester wil worden doorverbonden, draai je je hand niet om. Je krijgt hem weer rustig en brengt hem in contact met een collega, die zijn probleem kan oplossen. Je regelt een fles wijn voor een externe relatie, die afscheid neemt. En dan krijg je een telefoontje dat het college ineens in spoedoverleg op kantoor bij elkaar komt! Snel regel je broodjes en verzet je alle andere afspraken van de collegeleden. Dat is even stevig aanpoten! Gelukkig ken je alle mogelijkheden van Outlook en MS Teams. Toch is het ook voor jou een uitdaging om in al die volgeplande agenda’s weer gaatjes te vinden. Wat een kick geeft het je, als het je weer is gelukt!
 

Morgen ben je vrij. Aan het eind van de dag zorg je er dus voor dat je je werk volgens de afspraken achterlaat voor je collega, zodat zij het morgen moeiteloos van je kan overnemen. En dan zit het erop voor jou. Het was een nuttige dag. Voldaan sluit je je laptop af en begin je aan je vrije avond.

 

Team Bestuurs- en Managementondersteuning                                           

Ons team bestaat uit 21 medewerkers: wij, de 15 bestuurs- en managementondersteuners; 5 collega’s, die alles regelen rondom de bestuurlijke besluitvorming en 1 ambtelijk secretaris voor de OR. Marlies der Weduwen is onze teammanager. Voor de uitbraak van Covid-19 werkten we verdeeld over drie locaties en was onze vaste werkplek Hillegom. Nu werken we allemaal thuis. Vandaar die dagelijkse dagstart. Ook na Covid-19 zullen we veel thuiswerken. Wat dat precies gaat betekenen, is op dit moment nog niet duidelijk. Wij bestuursondersteuners werken voor de colleges van burgemeester & wethouders en voor de gemeentesecretarissen.

Bij ons allemaal zit het leveren van een goede dienstverlening in het bloed. Onze klanten kunnen op ons bouwen. Kwaliteit leveren staat bij ons voorop. We voelen ons heel betrokken bij ons werk, bij elkaar en bij onze klanten. Op ons bestuurssecretariaat is geen dag hetzelfde. We zijn heel vaak ad hoc aan het werk. Daarbij schakelen we snel over van de ene taak naar de andere. We zijn het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie. Jij dus ook.
 

HLTsamen: inventief, krachtig en verbindend
Drie gemeenten, vijf dorpen met meer dan 80.000 inwoners; 60 km2 kernen, woonwijken, polders, wegen en uitgestrekte bollenvelden die in het voorjaar een explosie van kleur zijn. Goed bereikbaar vanuit plaatsen als Amsterdam, Amstelveen, Aalsmeer en Hoofddorp. En dichtbij steden als Haarlem, Den Haag en Leiden. Hier werkt HLTsamen. Met zijn 470’en werken voor Hillegom, Lisse en Teylingen. We adviseren de bestuurders van deze gemeenten én voeren de gemaakte keuzes uit. We zijn groot genoeg om specialist te kunnen zijn, en klein genoeg om zichtbare impact te hebben in de gemeenten waar we werken. We bundelen kennis en menskracht. Zo helpen we de ruim 80.000 inwoners van onze gemeenten vooruit. We zijn creatief in de oplossingen die we bieden. Ook jouw ideeën en initiatieven zijn daarin zeer welkom! We zijn volop in ontwikkeling. Daardoor zijn er mooie kansen voor jou en ons om echt het verschil te maken.

 

Ja! Ik solliciteer

Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Marlies der Weduwen via 0252-433 117. Of solliciteer direct! Ga vóór 16 augustus 2021 naar Werken in het Westen en stuur ons je motivatie en cv. Een referentiecheck maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. 

 

Competenties

Flexibiliteit
Zelfstandigheid
Klantgerichtheid
Mondelinge communicatie
Samenwerken
Initiatief
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren
Resultaatgerichtheid

Contactpersoon sollicitatie

Gertrud Suurmond
Medewerker P&O
06-46889576
g.suurmond@hltsamen.nl

Contactpersoon vacature

Marlies der Weduwen
teammanager
m.derweduwen@hltsamen.nl

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief*

Curriculum vitae*

Bijlage(n)

Bron*

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website