Medewerker Bestuurssecretariaat
HLTsamen

MBO   |   Maximaal €2117   |   Regulier   |   Tijdelijk   |   24 uur
Solliciteer (t/m 7-3-2021)

Geeft het je energie, als de werkdag van anderen vlot en soepel verloopt, dankzij jouw inspanningen? Dan kun je in onze organisatie en onze drie gemeenten je hart ophalen!

 

Dit ga je doen

Als medewerker bestuurssecretariaat ben je de steun en toeverlaat van de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Jij bent er verantwoordelijk voor dat hun dag van A tot Z klopt en op rolletjes loopt. Daar lever je een belangrijke bijdrage aan, onder andere omdat jij zo goed overweg kunt met complex agendabeheer. En dat gaat dan van het inplannen van de afspraken tot en met het organiseren van alle faciliteiten rondom die afspraken heen.

Op ons bestuurssecretariaat is geen dag hetzelfde. Je bent vaak ad hoc aan het werk. Je schakelt daarbij snel over van de ene taak naar de andere. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie.

 

Dit bieden wij

  • Een overeenkomst tot 1 januari 2022 op basis van een payrollconstructie.
  • Een salaris van maximaal € 2.117,- bruto per maand bij een werkweek van 24 uur.
  • Een persoonlijk budget van ruim 17% van je salaris, dat je onder andere kunt gebruiken voor de aankoop van extra verlof en enkele andere (fiscaal vriendelijke) bestedingsdoelen.
  • Veel ruimte voor ontwikkeling en eigen initiatief.
  • Een telefoon en laptop van de zaak
  • De mogelijkheid en goede faciliteiten om thuis te werken.
  • Een boeiende baan in een organisatie waar veel mogelijk is.
  • Pensioenopbouw via het ABP, een tegemoetkoming in je ziektekostenpremie en, als we weer naar kantoor gaan, een vergoeding voor je reiskosten woon-werkverkeer (19 cent per kilometer tot maximaal 40 km per dag of volledige vergoeding reiskosten 2de klas als je met het openbaar vervoer komt).


Match?

Jij bent een oplossingsgerichte en vernieuwende secretaresse met een duidelijke visie op hoe je je vak het beste vorm kunt geven. Samenwerking én zelfstandig werken spreken voor jou vanzelf. Doorvragen naar de kern van de zaak ook. Je staat stevig in je schoenen en wekt vertrouwen. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een flexibele instelling en overzicht. Je kunt goed prioriteiten stellen en houd je aan deadlines. Je werkt accuraat en bent tactisch en discreet. Je inlevingsvermogen is groot. Je voelt je als een vis in het water in politiek/bestuurlijke omgeving. Verder beschik je over:

  • Mbo werk- en denkniveau.
  • Ruime ervaring met secretariële en ondersteunende werkzaamheden.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Betrokkenheid met en gevoel voor een bestuurlijk, politieke werkomgeving.
  • Goede kennis van MS Office en ervaring met complex agendabeheer.

Je werkdagen zijn op woensdag, donderdag en vrijdag. Je standplaats is Hillegom, maar het is voor jou geen probleem dat je ook op andere locaties binnen HLTsamen wordt ingezet.


Een dag van een medewerker bestuurssecretariaat

Na een ochtendwandeling sluit je thuis je laptop aan. Je leest de e-mails in de gezamenlijke mailbox en filtert er de mails uit, die jij afhandelt. In de online dagstart overleg je met je collega’s over de taken die vandaag opgepakt moeten worden. Jullie werken allemaal parttime op verschillende dagen. Werken volgens de gemaakte afspraken is belangrijk, omdat jullie elkaar vervangen op de momenten dat de ander er niet is. Je moet daarom weten wat er speelt.

Na het overleg met je collega’s richt je je op de dingen die je vandaag te doen hebt. Er staan diverse verzoeken om afspraken in de mailbox, die je efficiënt inplant. Daarbij houd je rekening met pauzemomentjes tussen de verschillende overleggen door. Het is immers ondoenlijk om non-stop de hele dag online in Teamsmeetingen te zitten. Je vraagt vergaderstukken op en je zorgt ervoor dat de wethouder deze op zijn iPad kan lezen.
 

Een collega belt je om te vragen wanneer een wethouder beschikbaar is. Hij gaat namelijk een bijeenkomst met externen organiseren, waar de wethouder bij moet zijn. Je geeft een aantal opties door, reserveert die in de agenda en bewaakt deze.
Een collega van Managementondersteuning belt je en vraagt of er een afsprakenreeks met de gemeentesecretaris en een van de domeinmanagers kan worden ingepland. Voortvarend ga je ermee aan de slag. Intussen belt een inwoner die vraagt om een overleg met een wethouder. Jij zorgt dat de juiste ambtelijk ondersteuner bij dit overleg aanwezig is.
 

Dan heb je je wekelijkse agendaoverleg met de wethouder om alle ingeplande overleggen te bespreken. Zij geeft aan een online conferentie bij te willen wonen en je meldt haar hiervoor aan.
 

Tussendoor gebeurt er van alles. Voor een telefoontje van een boze inwoner die NU met de burgemeester wil worden doorverbonden, draai je je hand niet om. Je krijgt hem weer rustig en brengt hem in contact met een collega, die zijn probleem kan oplossen. Je regelt een fles wijn voor een externe relatie, die afscheid neemt. Dan krijg je een telefoontje dat het college ineens in spoedoverleg op kantoor bij elkaar komt! Snel regel je de broodjes en verzet je alle andere afspraken van de collegeleden. Dat is even doorpoten! Gelukkig ken je alle ins en outs van Outlook. Toch is het ook voor jou een uitdaging om in de volgeplande agenda’s nog gaatjes te vinden. Wat een kick, als het je toch weer lukt!
 

Morgen ben je vrij. Daarom bel je aan het eind van de dag je collega en praat haar bij over de lopende zaken, zodat zij morgen moeiteloos in kan stappen. En dan zit het erop voor vandaag. Het was weer een nuttige dag. Voldaan sluit je je laptop af.

 

Team Bestuurs- en Managementondersteuning                                           

Ons team bestaat uit 21 medewerkers: bestuurs-, directie- en managementondersteuners en een ambtelijk secretaris voor de OR. In normale omstandigheden werken we verdeeld over drie locaties. Nu werken we vanuit huis. De bestuursondersteuners werken voor de colleges van burgemeester & wethouders en voor de gemeentesecretarissen. Bij ons allemaal zit het leveren van een goede dienstverlening in het bloed. Onze klanten kunnen op ons bouwen. Kwaliteit leveren staat bij ons voorop. We voelen ons heel betrokken bij ons werk, bij elkaar en bij onze klanten. Marlies der Weduwen is onze teammanager.

 

HLTsamen: inventief, krachtig en verbindend
Drie gemeenten, vijf dorpen met meer dan 80.000 inwoners; 60 km2 kernen, woonwijken, polders, wegen en uitgestrekte bollenvelden die in het voorjaar een explosie van kleur zijn. Goed bereikbaar vanuit plaatsen als Amsterdam, Amstelveen, Aalsmeer en Hoofddorp. En dichtbij steden als Haarlem, Den Haag en Leiden. Hier werkt HLTsamen. Met zijn 470’en werken voor Hillegom, Lisse en Teylingen. We adviseren de bestuurders van deze gemeenten én voeren de gemaakte keuzes uit. We zijn groot genoeg om specialist te kunnen zijn, en klein genoeg om zichtbare impact te hebben in de gemeenten waar we werken. We bundelen kennis en menskracht. Zo helpen we de ruim 80.000 inwoners van onze gemeenten vooruit. We zijn creatief in de oplossingen die we bieden. Ook jouw ideeën en initiatieven zijn daarin zeer welkom! We zijn volop in ontwikkeling. Daardoor zijn er mooie kansen voor jou en ons om echt het verschil te maken.

                                                                                  

Ja! Dit is mijn baan!

Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Marlies der Weduwen via 0252-433 117. Of solliciteer direct! Ga vóór 8 maart 2021 naar Werken in het Westen en stuur ons je motivatie en cv. Een referentiecheck maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Solliciteer nu op werkeninhetwesten.nl.

 

Competenties

Flexibiliteit
Integriteit
Stressbestendigheid
Verantwoordelijkheid
Klantgerichtheid
Mondelinge communicatie
Omgevingsbewustzijn
Samenwerken
Schriftelijke communicatie
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren

Contactpersoon sollicitatie

Jantien Schneider
medewerker P&O
j.schneider@hltsamen.nl

Contactpersoon vacature

Marlies der Weduwen
teammanager
m.derweduwen@hltsamen.nl

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief*

Curriculum vitae*

Bijlage(n)

Bron*

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website