Managementassistent Bestuurssecretariaat
Gemeente Gouda

HBO, MBO   |   Regulier   |   Vast   |   28 uur
Solliciteer (t/m 27-2-2020)

Inhoud van de functie

Het zelfstandig verrichten van complexe werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van één van de wethouders zodat deze zijn/haar functie efficiënt en

effectief kan vervullen.

 

Wat ga je doen?

  • Je fungeert als rechterhand van de wethouder op secretarieel gebied, je bewaakt deadlines met betrekking tot zijn/haar werkzaamheden, je maakt en bewaakt de afspraken in zijn/haar agenda en maakt keuzes m.b.t. prioriteiten en planning;
  • Je geeft complexe vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een (zeer) vertrouwelijk karakter;
  • Je plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen met interen en/of externe bezoekers;
  • Je verwerkt alle inkomende post en mail van de wethouder, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;
  • Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten met betrekking tot alle secretariële zaken voor de wethouder;
  • Je bent onderdeel van het bestuurssecretariaat, wat inhoudt dat bij grote werkdruk, of bij afwezigheid van één van je collega’s onderling met werkzaamheden kan worden geschoven;
  • Je bent trekker of biedt de helpende hand voor specifiek voorkomende taken, zoals bijvoorbeeld het BenW-proces en/of ondersteunende werkzaamheden bij representatie activiteiten (o.a. Koninklijke Onderscheidingen) en/of projecten als Gouda bij Kaarslicht, waar het gehele bestuurssecretariaat bij betrokken is;
  • Je verleent incidenteel ondersteuning bij (avond)bijeenkomsten waarbij het college betrokken is. Hierbij ben je gastvrouw/gastheer en draag je medeverantwoordelijkheid voor een goed verloop van de bijeenkomst;
  • Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen;
  • Je begeleidt de wethouder bij het inloopspreekuur, maakt aantekeningen en bewaakt lopende acties;
  • Je werkt nauw samen met de senior communicatie adviseur ter voorbereiding op diverse publieke optredens van de

    wethouder en

  • Gezien de bezetting is het een must als de kandidaat op vrijdag kan werken (voorkeur verdeling werkuren 4 werkdagen van 7 uur).

 

Wat breng je mee?

  • Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
  • Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer, MS Office/Outlook en is ervaring met iBabs een pré;
  • Je bent klantgericht, representatief en hebt een collegiale instelling;
  • Je bent betrouwbaar, integer en kan omgaan met (zeer) vertrouwelijke informatie;
  • Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken;
  • Je brengt van nature een flinke dosis positieve energie mee en bent een frisse wind voor de afdeling en de organisatie;
  • Je kan goed plannen en organiseren, en werkt nauwkeurig en resultaatgericht en
  • Je vindt het leuk om in een politieke omgeving te werken.

 

Met wie heb je allemaal contact en hoe?

  • Interne contacten met burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden;
  • Interne contacten met senior communicatieadviseurs, afdelingshoofden, projectleiders, programmamanagers en medewerkers van de vak-afdelingen;
  • Diverse uiteenlopende externe contacten;
  • Representatieve contacten met bezoekers, telefonische contacten, etc.
  • De contacten kunnen formeel en informeel van aard zijn en vereisen kennis en inzicht in de werkprocessen van het college en directie.
  • Behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip is voor jou daarbij vanzelfsprekend.

 

Wat bieden wij?

 

Werk met hart en ambitie

Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Jouw ideeën en jouw kennis kunnen we goed gebruiken. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor en met de stad, haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Met

trots, maar vooral met een warm hart. Gemiddeld waarderen de circa 500 medewerkers van de gemeente Gouda hun baan met een 7,6; een rapportcijfer om trots op te zijn!

 

Aandacht, training en ontwikkeling

We willen putten uit jouw kunde om het beste aan de stad te kunnen geven. Daarom vinden we het belangrijk dat jij je kunt ontwikkelen in jouw loopbaan. Voor iedere medewerker is er een budget beschikbaar, om je eigen ontwikkeling vorm te geven.

De ‘Jonge Goudse’ is één van de meest recente trainingsprogramma’s, waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan de kracht en ontwikkeling van jonge medewerkers in wisselwerking met senior medewerkers. Verder zijn wij aangesloten bij het gemeentelijke samenwerkingsplatform Werken in het Westen, dat een groot aanbod van trainingen en opleidingen heeft.

 

Flexwerken naar wens

Een goede balans tussen werk en privé vinden we belangrijk. Binnen deze functie moet je die flexibiliteit zoeken in afstemming met het collegelid dat je ondersteund en met je directe collega’s. Werken op vrijdag heeft hierbij grote voorkeur. Ons mooie gebouw: ‘Het Huis van de Stad’ is centraal gelegen naast het trein- en busstation en biedt uitzicht over heel Gouda.

 

Salaris en contract

Het betreft een functie voor 28 uur per week. Afhankelijk van kennis en ervaring bieden wij maximaal € 3.114,- bruto per maand, (functieschaal 7) op basis van een 36-urige werkweek (fulltime dienstverband). Het betreft een vaste functie waarbij gestart

wordt met een tijdelijk contract voor bepaalde tijd voor de duur van 1 jaar.

 

De organisatie

De gemeentelijke organisatie in Gouda kenmerkt zich door een open en informele cultuur, veel ruimte voor eigen inbreng en korte lijnen. In totaal werken er zo’n 500 mensen bij de gemeente Gouda, verdeeld over diverse afdelingen en projecten.

 

De functie is onderdeel van het bestuurssecretariaat bij de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO). Bij het bestuurssecretariaat werken zes sectretariaatsmedewerkers, verdeeld over twee blokken. Iedere medewerker werkt voor één of twee leden van het college van burgemeester en wethouders en is daarbij het eerste aanspreekpunt voor alle secretariële werkzaamheden met betrekking tot dit collegelid. Vanwege de methode van werken kunnen de zes sectretariaatsmedewerkers elkaar onderling vervangen voor bijna alle werkzaamheden die zich voordoen bij het bestuurssecretariaat.

 

Enthousiast?

Wij hopen dat je enthousiast bent geworden om met ons te werken aan Gouda als bruisende stad! Je kunt meteen digitaal solliciteren tot en met 27 februari as. Wil je meer informatie over de functie, neem dan contact op met Bettina Verbeek, senior

medewerker/coördinator Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) via 06 – 43385205.

Competenties

Flexibiliteit
Integriteit
Stressbestendigheid
Analytisch vermogen
Klantgerichtheid
Mondelinge communicatie
Samenwerken
Schriftelijke communicatie
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Hoe heb je deze vacature gevonden? *
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website