Medewerker Kabinetszaken en Bestuursondersteuning
HLTsamen

MBO   |   Maximaal €3097   |   Schaal 8   |   Regulier   |   Vast   |   24 - 32 uur
Solliciteer (t/m 20-11-2019)

Medewerker Kabinetszaken en Bestuursondersteuning


per 1 december 2019

 

Onze jaarlijkse lintjesregen verloopt vlekkeloos en dat is jouw verdienste!
 
Medewerker Kabinetszaken en Bestuursondersteuning: rechterhand van het college van Teylingen

  • Je adviseert en ondersteunt het gemeentebestuur van de gemeente Teylingen bij representatieve en ceremoniële gebeurtenissen en zorgt daarbij voor een juiste uitstraling.
  • Je werkt nauw samen met de burgemeester van Teylingen.
  • Je adviseert en ondersteunt haar bij de aanvraag en uitreiking van koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen en bij het vormgeven en uitvoeren van externe representatieve zaken en evenementen.
  • Je organiseert en coördineert officiële bezoeken, ontvangsten en recepties zoals de jaarlijkse lintjesregen, Koningsdag, 4 en 5 mei, veteranendag en de gemeentelijke nieuwjaarsreceptie.
  • Ook help je bij het opstellen en verspreiden van de agenda en de besluitenlijst van de collegevergadering en het verwerken van de bijbehorende digitale stukken in Decos JOIN.

 
Creatief en discreet organisatietalent
Je bent een geboren organisator voor wie tact, accuratesse en discretie vanzelfsprekend zijn. Je voelt je als een vis in het water in een bestuurlijke, politieke werkomgeving. Je denkt vooruit én in oplossingen. Je hebt een visie op én vernieuwende ideeën over je vak. Je kan goed omgaan met mensen en staat stevig in je schoenen. Je laat je niet gek maken.

 

Interesse?

  • mooi salaris van maximaal € 3.097,78 per maand bij een 32-urige werkweek
  • jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband
  • een persoonlijk budget van ruim 17% van je salaris dat je bij voorbeeld kunt gebruiken voor de aankoop van extra verlof
  • je werkt in Voorhout en Hillegom, maar een dag in Lisse kan ook voorkomen
  • flexibele werktijden
  • reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
  • boeiende baan

 
Match?

  • MBO werk- en denkniveau
  • ruime ervaring met secretariële werkzaamheden
  • ervaring met de uitvoering van kabinetstaken
  • kennis van protocol en etiquette
  • goede kennis van MS Office en ervaring met complex agendabeheer
  • uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands

 

Met ervaring met digitale voorbereiding en afhandeling van collegevergaderingen maak je ons extra blij.

 
Een dag van een managementassistent bestuur

Je werkt vandaag in Voorhout en kiest een werkplek op het bestuurssecretariaat. Je werkdag start met je wekelijkse overleg met de burgemeester. Je neemt de agenda voor de komende week met haar door en praat haar meteen bij over het aantal bruidsparen dat dit jaar een jubileum viert.

 

Daarna heb je een afspraak met een inwoner van Warmond die een koninklijke onderscheiding wil aanvragen voor een bekende.

 

Terug op je werkplek belt een collega je met de vraag naar de beschikbaarheid van een wethouder, die aanwezig moet zijn bij een bijeenkomst met externen die je collega organiseert. Je geeft een aantal opties door en reserveert die momenten in de agenda van de wethouder.


Verder gebeurt er vandaag van alles. Een telefoontje van een boze burger die nú met de burgemeester wil spreken, is voor jou geen probleem. Je krijgt hem weer rustig en brengt hem in contact met een collega die zijn probleem kan oplossen.

 

Je maakt het draaiboek voor de gemeentelijke nieuwjaarsreceptie af en pakt een aantal actiepunten op. De dag vliegt om. Je checkt de mailbox nog even, zorgt voor een overdracht van de lopende zaken en dan zit het erop voor vandaag. Het was weer een nuttige dag. Jij gaat voldaan naar huis. Morgen werk je in Hillegom op de centrale plek van BMOsamen. Je hebt er nu al zin in om je collega’s weer te zien!
 
Over het team Bestuurs- en Managementondersteuning
Ons team bestaat uit 19 medewerkers: bestuurs-, directie- en managementondersteuners en een ambtelijk secretaris voor de OR. We werken verdeeld over drie locaties. De bestuursondersteuners werken voor de colleges van burgemeester & wethouders en de gemeentesecretarissen. Bij ons allemaal zit het leveren van een goede dienstverlening in het bloed. Onze klanten kunnen op ons bouwen. Kwaliteit leveren staat bij ons voorop. Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak? Natuurlijk! Nauwkeurig werken, initiatieven nemen, veerkracht, inlevingsvermogen en verantwoordelijkheidsgevoel? Aangeboren! Wisselende werkdruk? Wisselde werkplekken? Geen probleem! We voelen ons heel betrokken bij ons werk, bij elkaar en bij onze klanten. Marlies der Weduwen is onze teammanager.


Over HLTsamen
Met 470 medewerkers vormen wij HLTsamen. Wij zijn de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. We adviseren bestuurders van de gemeenten én voeren de gemaakte keuzes uit. Omdat we voor drie gemeenten werken, bundelen we kennis en menskracht. Zo helpen we de 80.000 inwoners van onze gemeenten vooruit. De werkorganisatie bestaat vanaf 1 januari 2017. We zijn nog volop in ontwikkeling. Dus mooie kansen voor jou én ons om écht het verschil te maken.


Ja! Dit is mijn baan
Wil je nog meer weten? Bel dan met Marlies der Weduwen via 06-129 72 341. En solliciteer uiterlijk 20 november 2019 via Werken in het Westen.

 

Een assessment en referentiecheck kunnen deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                 

Competenties

Flexibiliteit
Integriteit
Stressbestendigheid
Zelfstandigheid
Inlevingsvermogen
Klantgerichtheid
Mondelinge communicatie
Schriftelijke communicatie
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren

Contactpersoon sollicitatie

Gertrud Suurmond
Medewerker P&O
06-46889576
g.suurmond@hltsamen.nl

Contactpersoon vacature

Marlies der Weduwen
m.derweduwen@hltsamen.nl

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website