Managementassistent 32 uur per week
Gemeente Gouda

MBO   |   Maximaal €2729   |   Regulier   |   Tijdelijk   |   32 uur
Solliciteer (t/m 22-5-2019)

De organisatie

De gemeentelijke organisatie in Gouda kenmerkt zich door een open en informele cultuur, veel ruimte voor eigen inbreng en korte lijnen. In totaal werken er zo’n 500 mensen bij de gemeente Gouda, verdeeld over diverse afdelingen en projecten.­ De functie valt onder de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO). Hoewel de functie binnen de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning valt, worden de werkzaamheden van deze vacature voor andere afdelingen uitgevoerd.

Binnen de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning vormen de afdelingssecretaresses samen een secretaressepool.

 

Inhoud van de functie

Het zelfstandig verrichten van (complexe) werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van het afdelingshoofd, projectleiders en de medewerkers van de afdeling, zodat deze hun werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.

 

Wat ga je doen?

Algemeen:

  • Je maakt en bewaakt afspraken in de agenda van het afdelingshoofd en andere medewerkers;
  • Je fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning;
  • Je geeft (complex) vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een vertrouwelijk karakter aan het afdelingshoofd en medewerkers;
  • Je plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen binnen de afdeling;
  • Je verwerkt inkomende post en mail o.a. voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;
  • Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten;
  • Je bent onderdeel van de secretaressepool, wat inhoudt dat bij grote werkdruk onderling met werkzaamheden kan worden geschoven;
  • Je beheert het digitale archief van het afdelingshoofd;
  • Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen.

 

Wat breng je mee?

Een MBO werk- en denkniveau.

Één tot twee jaar relevante werkervaring.

Een klantgerichte en collegiale instelling.

Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken.

Je kan goed plannen en organiseren, en werkt nauwkeurig en resultaatgericht.

 

Overige: voor deze functie is het nodig dat je in ieder geval op de vrijdagen kunt komen werken.

 

Met wie heb je allemaal contact en hoe:

interne contacten met directieleden, afdelingshoofden en medewerkers

externe contacten, representatieve contacten met bezoekers, bellers etc.

de contacten zijn informerend en afstemmend van aard en vereisen kennis en inzicht in de werkprocessen en prioriteiten van de afdeling
behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip is voor jou daarbij vanzelfsprekend

 

Wat bieden wij?

 

  • Werk met hart en ambitie

Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Jouw ideeën en jouw kennis kunnen we goed gebruiken. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor en met de stad, haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Met trots, maar vooral met een warm hart. Gemiddeld waarderen de circa 500 medewerkers van de gemeente Gouda hun baan met een 7,6; een rapportcijfer om trots op te zijn!

 

  • Aandacht, training en ontwikkeling

We willen putten uit jouw kunde om het beste aan de stad te kunnen geven. Daarom vinden we het belangrijk dat jij je kunt ontwikkelen in jouw loopbaan. Voor iedere medewerker is er een budget beschikbaar, om je eigen ontwikkeling vorm te geven. De ‘Jonge Goudse’ is één van de meest recente trainingsprogramma’s, waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan de kracht en ontwikkeling van jonge medewerkers in wisselwerking met senior medewerkers. Verder zijn wij aangesloten bij het gemeentelijke samenwerkingsplatform Werken in het Westen, dat een groot aanbod van trainingen en opleidingen heeft.

 

  • Flexwerken naar wens

Een goede balans tussen werk en privé vinden we belangrijk. Daarom heb je de mogelijkheid om je uren, in overleg met je collega’s, flexibel in te delen. Ons mooie gebouw: ‘Het Huis van de Stad’ is centraal gelegen naast het trein- en busstation en biedt uitzicht over heel Gouda.

 

  • Salaris en aanstelling

Het betreft een functie voor 32 uur per week. Afhankelijk van kennis en ervaring bieden wij maximaal € 2.729 bruto per maand (schaal 6) bij een fulltime dienstverband. Aanstelling vindt in principe plaats voor een jaar, met bij goed functioneren, perspectief op een vaste aanstelling.

 

Enthousiast?

Wij hopen dat je enthousiast bent geworden om met ons te werken aan Gouda als bruisende stad! Je kunt meteen online solliciteren tot en met 22 mei 2019. Wil je meer informatie over de functie, neem dan contact op met Wendy Steevensz, afdelingshoofd BMO via 06-48135525. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Janine van der Vlist, via 0182-588395.

 

Wervingsprocedure

Maximaal 2 weken na de sluitingstermijn van de vacature kun je een reactie ontvangen op jouw sollicitatie. De selectiecommissie begint na de sluitingsdatum aan de briefselectie en benadert je als je op gesprek mag komen. Daarna wordt er weer een selectie gemaakt en vindt het 2e gesprek plaats. Mocht er een positieve uitslag zijn na het 2e gesprek, dan vindt het afrondend gesprek plaats.

Competenties

Flexibiliteit
Integriteit
Samenwerken
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website