Managementassistent Bestuurssecretariaat 27 uur p/w
Gemeente Gouda

MBO   |   Maximaal €2986   |   Regulier   |   Tijdelijk   |   27 uur
Solliciteer (t/m 22-5-2019)

De organisatie

De gemeentelijke organisatie in Gouda kenmerkt zich door een open en informele cultuur, veel ruimte voor eigen inbreng en korte lijnen. In totaal werken er zo’n 500 mensen bij de gemeente Gouda, verdeeld over diverse afdelingen en projecten.­

De functie is onderdeel van het bestuurssecretariaat bij de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO). Bij het bestuurssecretariaat werken 6 secretaresses, verdeeld over twee secretaresseblokken. Iedere secretaresse werkt voor één of twee leden van het college van burgemeester en wethouders en is daarbij het eerste aanspreekpunt voor alle secretariële werkzaamheden met betrekking tot dit collegelid. Vanwege de methode van werken kunnen de 6 secretaresse elkaar onderling vervangen voor bijna alle werkzaamheden die zich voordoen bij het bestuurssecretariaat.

 

Inhoud van de functie

Het zelfstandig verrichten van complexe werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van één van de wethouders zodat deze zijn/haar functie efficiënt en effectief kan vervullen.

 

Wat ga je doen?

  • Je fungeert als rechterhand van de wethouder op secretarieel gebied, je bewaakt deadlines met betrekking tot zijn/haar werkzaamheden, je maakt en bewaakt de afspraken in zijn/haar agenda en maakt keuzes m.b.t. prioriteiten en planning;
  • Je geeft complex vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een (zeer) vertrouwelijk karakter;
  • Je plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen met interen en/of externe bezoekers;
  • Je verwerkt alle inkomende post en mail van de wethouder, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;
  • Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten met betrekking tot alle secretariële zaken voor je wethouder;
  • Je bent onderdeel van het bestuurssecretariaat, wat inhoudt dat bij grote werkdruk, of bij afwezigheid van één van je collega’s onderling met werkzaamheden kan worden geschoven;
  • Je bent soms verantwoordelijk  voor een specifieke taak waar het gehele bestuurssecretariaat bij betrokken is of je verleent daarbij ondersteuning;
  • Je verleent soms ondersteuning bij (avond)bijeenkomsten waarbij het college betrokken is. Hierbij ben je gastvrouw en draag je medeverantwoordelijkheid voor een goed verloop van de bijeenkomst.
  • Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen;
  • Gezien de bezetting is het een pré als de kandidaat op vrijdag kan werken.

 

Wat breng je mee?

Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau.

Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring.

Je bent klantgericht en hebt een collegiale instelling.

Je bent betrouwbaar, integer en kan omgaan met (zeer) vertrouwelijke informatie.

Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken.

Je kan goed plannen en organiseren, en werkt nauwkeurig en resultaatgericht.

Je vindt het leuk om in een politieke omgeving te werken.

 

Met wie heb je allemaal contact en hoe?

  • interne contacten met burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden.
  • interne contacten met afdelingshoofden, projectleider, programmamanagers en medewerkers van de vak-afdelingen.
  • diverse uiteenlopende externe contacten.
  • representatieve contacten met bezoekers, bellers etc.
  • de contacten kunnen formeel en informeel van aart zijn en vereisen kennis en inzicht in de werkprocessen van het college en directie.
  • behulpzaam zijn en/of verkrijgen van begrip is voor jou daarbij vanzelfsprekend

 

Wat bieden wij?

  • Werk met hart en ambitie

Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Jouw ideeën en jouw kennis kunnen we goed gebruiken. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor en met de stad, haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Met trots, maar vooral met een warm hart. Gemiddeld waarderen de circa 500 medewerkers van de gemeente Gouda hun baan met een 7,6; een rapportcijfer om trots op te zijn!

 

  • Aandacht, training en ontwikkeling

We willen putten uit jouw kunde om het beste aan de stad te kunnen geven. Daarom vinden we het belangrijk dat jij je kunt ontwikkelen in jouw loopbaan. Voor iedere medewerker is er een budget beschikbaar, om je eigen ontwikkeling vorm te geven. De ‘Jonge Goudse’ is één van de meest recente trainingsprogramma’s, waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan de kracht en ontwikkeling van jonge medewerkers in wisselwerking met senior medewerkers. Verder zijn wij aangesloten bij het gemeentelijke samenwerkingsplatform Werken in het Westen, dat een groot aanbod van trainingen en opleidingen heeft.

 

  • Flexwerken naar wens

Een goede balans tussen werk en privé vinden we belangrijk. Binnen deze functie moet je die flexibiliteit zoeken in afstemming met het collegelid dat je ondersteund en met je directe collega’s. Werken op  vrijdag heeft hierbij grote voorkeur.

Ons mooie gebouw: ‘Het Huis van de Stad’ is centraal gelegen naast het trein- en busstation en biedt uitzicht over heel Gouda.

 

  • Salaris en aanstelling

Het betreft een functie voor 27 uur per week. Afhankelijk van kennis en ervaring bieden wij maximaal € 2.986 bruto per maand (functieschaal 7) bij een fulltime dienstverband. Aanstelling vindt in principe plaats voor een jaar, met bij goed functioneren, perspectief op een vaste aanstelling.

 

Enthousiast?

Wij hopen dat je enthousiast bent geworden om met ons te werken aan Gouda als bruisende stad! Je kunt meteen online solliciteren tot en met 22 mei 2019. Wil je meer informatie over de functie, neem dan contact op met Wendy Steevensz, afdelingshoofd BMO via 06 - 0648135525. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Janine van der Vlist, 0182-588739.

 

Wervingsprocedure

Maximaal 2 weken na de sluitingstermijn van de vacature kun je een reactie ontvangen op jouw sollicitatie. De selectiecommissie begint na de sluitingsdatum aan de briefselectie en benadert je als je op gesprek mag komen. Daarna wordt er weer een selectie gemaakt en vindt het 2e gesprek plaats. Mocht er een positieve uitslag zijn na het 2e gesprek, dan vindt het afrondend gesprek plaats.

Competenties

Flexibiliteit
Integriteit
Stressbestendigheid
Samenwerken
Plannen en organiseren

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website