Stagiair secretaresse / management assistente
Gemeente De Ronde Venen

MBO   |   Stage   |   Tijdelijk   |   32 - 36 uur
Solliciteer (t/m 2-9-2019)

     

Tussen Amsterdam en Utrecht ligt de gemeente De Ronde Venen in een groen en waterrijk gebied. De gemeente telt ca. 43.000 inwoners en bestaat uit de dorpskernen Abcoude, Amstelhoek, Baambrugge, de Hoef, Mijdrecht, Vinkeveen, Waverveen en Wilnis. Gelegen in Het Groene Hart is het een aantrekkelijke woongemeente, met goede voorzieningen op het gebied van sport en recreatie. Het gemeentehuis staat in Mijdrecht.

 

De gemeentelijke organisatie is sterk in beweging en werkt aan een steeds hogere kwaliteit van leef- en woonomgeving voor burgers, bedrijven en instellingen. Wisselwerking met de inwoners staat hoog in het vaandel. Medewerkers hebben veel verantwoordelijkheid en toetsen hun inspanningen voortdurend aan de belangen van de inwoners, de uitgezette koers van de gemeente en het beoogde resultaat.

 

De gemeente De Ronde Venen is een platte organisatie met vijf afdelingen. Voor het team

Juridische zaken & Communicatie van de afdeling Dienstverlening zoeken wij:

 

Stagiair secretaresse / management assistente

voor 32 tot 36 uur per week / vacaturenummer S19.04

 

De belangrijkste werkzaamheden van de functie zijn:

  • Dagelijks agendabeheer van de afdelingshoofden: op basis van inzicht prioriteren en afspraken maken, deelnemers uitnodigen en vergaderruimtes reserveren. Ter voorbereiding voor de diverse overleggen van de afdelingshoofden maak je de stukken gereed;
  • Zelfstandige behandeling e-mail van zowel de afdelingshoofden als jezelf: lezen, interpreteren, vervolgacties uitzetten en bewaken;
  • Agenda nakijken op gemaakte afspraken en overleggen waar nodig welke (dubbele)  afspraak de hoogste prioriteit heeft;
  • M.b.t. het wekelijks overleg met de teamleiders en het afdelingshoofd: agenda verspreiden, vergaderruimtes regelen, stukken verzamelen, aanleveren en plaatsen;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
  • Stukken verzamelen, printen, ordenen en klaarleggen voor de vergaderingen;
  • Notuleren bij afdeling- en teamoverleg;
  • Alle andere voorkomende secretariële taken.

 

Daarnaast verricht je ook werkzaamheden bij het Klant Contact Centrum (KCC), waarbij je:

  • Ervaring op doet met het werken op de ontvangstbalie van het gemeentehuis. Je ontvangt daar onze inwoners en andere klanten en zorgt dat ze zo goed mogelijk worden geholpen.
  • Ervaring op doet met het telefonisch te woord staan van onze inwoners bij onze helpdesk. 

 

Wij zoeken
Je volgt een secretariële opleiding op MBO niveau 3/4. Je bent een zelfstandige en enthousiaste collega met organisatorisch inzicht en je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving. Verder ben je klantgericht en representatief. Je kunt prioriteiten stellen en hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je hebt een dienstverlenende en proactieve instelling. Je bent positief, toont initiatief en stressbestendig.

Verder heb je kennis van en vaardigheid met Outlook, Word en Excel.
 

Wij bieden

De duur is bij voorkeur vijf maanden of langer en wordt in overleg vastgesteld aan de hand van de voor jou geldende stage eisen. Voor de stage bieden wij een marktconforme vergoeding van € 374,00 (op basis van een 36-urige werkweek). Ook is er tijd en aandacht voor eventuele opdrachten vanuit jouw opleiding.

 

Stageplatform

Onderdeel van de stage is deelname aan De Jonge Venen. De gemeente draagt graag bij aan de ontwikkeling en opleiding van jongeren. Het platform dient ervoor te zorgen dat de stagiaires binnen de organisatie hun krachten bundelen, ervaringen en kennis delen, de gemeente van organisatieadviezen voorzien en werken aan hun eigen loopbaan. Dit wordt gedaan door middel van gezamenlijke activiteiten die zelf worden georganiseerd. De activiteiten vinden plaats tijdens de stage uren.

 

De gemeente De Ronde Venen

In het Groene Hart tussen Amsterdam en Utrecht ligt de gemeente De Ronde Venen in een groen en waterrijk gebied. De gemeente telt ca. 44.000 inwoners en bestaat uit 8 dorpskernen. Het gemeentehuis staat in Mijdrecht.    

 

Reageren

Heb je interesse in deze verantwoordelijke, veelzijdige en vooral leuke stage, reageer van via onderstaand formulier.

 

Wil je meer informatie? Bel dan met Ap Weijmer  0297-291616 of Cathy Schulein 0297-291671

 

Competenties

Stressbestendigheid
Zelfstandigheid
Mondelinge communicatie
Omgevingsbewustzijn
Overtuigingskracht
Regisseren
Schriftelijke communicatie
Plannen en organiseren
Resultaatgerichtheid

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werkeninhetwesten.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Hoe heb je deze vacature gevonden?
(Vul onderstaand veld in)
Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website